Privacybeleid

Privacy verklaring

In verband met onze dienstverlening als detacheerder/ personeelsbemiddelaar verwerken en verzamelen wij jouw persoonsgegevens. Wij hechten veel belang aan jouw privacy en behandelen jouw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Daarnaast zorgen wij er ook voor dat jouw persoonsgegevens goed beveiligd zijn. In deze privacy verklaring leggen wij je uit hoe wij dat doen.

Wie is zijn wij?:

Emarkus is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en dus de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Emarkus is gevestigd te Amsterdam, Naritaweg 127, 1043 BS, Amsterdam, en is ingeschreven in het Handelsregister onder nummer: 34172842

Van welke personen (van wie?), voor welke doelen (waarom?) en op basis van welke wettelijke grondslagen verwerken en verzamelen wij persoonsgegevens?:

• Werknemers, sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp’ers:

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens met als doel om de uitvoering van onze dienstverlening mogelijk te maken: detachering, werving & selectie en interim management.

De  wettelijke grondslag van de verwerking van deze informatie is:

• om de (arbeids)overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met jou zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren, of om maatregelen te kunnen nemen om zo’n (arbeids)overeenkomst te kunnen sluiten;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting, denk bijvoorbeeld aan het betalen van belastingen of het voeren van verzuimwetgeving in het kader van een dienstverband;
• een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen: (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging;
• jouw toestemming (in beperkte gevallen), daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kunt geven. We kunnen je bijvoorbeeld vragen om je toestemming om je inschrijving te kunnen verlengen. Je kunt je toestemming altijd intrekken (als je jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van je ouders of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).

Lees hier voor meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, voor welke doelen we deze persoonsgegevens verwerken, aan wie we informatie verstrekken en hoe lang we uw informatie bewaren.

• (Potentiële) zakelijke relaties:                                                                                                         We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen met als doel (1) het doen van aanbiedingen en/of het verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, (2) het onderhouden van een zakelijke relatie en (3) het sluiten en onderhouden van een opdrachtovereenkomst.

De wettelijke grondslag van deze informatie verwerking is :

• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met jou zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen: (waarom verwerken we persoonsgegevens) dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging;
• jouw toestemming.

Lees hier voor meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, voor welke doelen we deze persoonsgegevens verwerken, aan wie we informatie verstrekken en hoe lang we uw informatie bewaren.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld als:

• je gegevens invult of achterlaat (op onze website);
• je solliciteert via onze website;
• je je registreert via onze website (voor nieuwsbrieven of een vacature alert);
• je je inschrijft op één van onze vestigingen;
• je een (arbeids)overeenkomst of dienstverleningsovereenkomst met ons aangaat;
• je je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening, of om jou een dienst te verlenen;
• je vacatures bij ons aanmeldt.

en als wij de persoonsgegevens niet direct van jou hebben gekregen:

• van databases leveranciers waar je je gegevens bekend hebt gemaakt;
• social media, alleen als wij om een gerechtvaardigde reden denken dat je geïnteresseerd bent in werk. In dat geval zullen we je benaderen en vragen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven, of we zullen je vragen of je op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening. Mocht je geen interesse hebben, dan kunnen wij relevante persoonsgegevens van je verwerken, zodat we rekening kunnen houden met je wens om niet door ons benaderd te worden;
• als we persoonlijke informatie ontvangen van de door jou opgegeven referenties/ contactpersonen;
• als klanten, waar je bent aangeboden of waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over je met ons delen, of als klanten jou aanmelden voor onze dienstverlening; als dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst;
• van leveranciers in verband met in- en doorleen. In dat geval hebben wij met de leverancier afgesproken dat deze je informeert en verwijst naar onze privacy verklaring.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Emarkus kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers:

• bedrijven die deel uitmaken van de Emarkus;
• derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-, opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs zoals advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
• (potentiële) opdrachtgevers aan wie we je kunnen voorstellen, bij wie je via ons aan het werk gaat of aan het werk bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor jouw loopbaanbegeleiding;
• individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op jouw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op jouw verzoek, informatie verstrekken. Dit kunnen huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus zijn;
• derden aan wie wij jouw persoonsgegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op jouw verzoek persoonsgegevens delen in verband met dataportabiliteit;
• arbo- en re- integratiediensten;
• overheidsinstanties (bijvoorbeeld UWV) belastingdienst, en voor zover van toepassing verzekeraars en pensioenfondsen, en andere instanties als wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

Het delen van persoonsgegevens gebeurt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”

Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven of opgeslagen buiten Nederland.

Welke  rechten heb je?

Je hebt het recht om een verzoek in te dienen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• rectificatie van jouw persoonsgegevens;
• verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;
• beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
• overdracht van je gegevens.

In geval van een verzoek, en ter bescherming van persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

Voor de medewerkers van Emarkus die een Loonaccount hebben:

• als je een eigen account (Mijn loon) hebt, heb je inzage in je salarisgegevens. Je kunt zelf ook een aantal gegevens inzien;
• als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je ook het recht om jouw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van jouw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van Emarkus .

Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken:

• als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van informatie om in aanmerking te komen voor een opdracht of een functie via Emarkus of voor andere zaken, dan kun je je daarvoor afmelden via onze website (verwijzen naar afmeldformulier);
• als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van salarisstroken;
• wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen, dan kan je contact opnemen met jouw contactpersoon bij Emarkus.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

Emarkus doet er alles aan om de door jouw verstrekte persoonsgegevens tegen onrechtmatig gebruik, verlies, of ongeoorloofde toegang te beschermen. Om dit te bereiken nemen we verschillende organisatorische en technische maatregelen. Onze medewerkers, die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding en hebben alleen toegang tot de gegevens die voor de uitoefening van hun functie vereist zijn. Verder nemen we alle maatregelen die nodig zijn om netwerk en middelen up-to-date en veilig te houden en spreken we met onze leveranciers passende maatregelen af om je data veilig te kunnen verwerken.

Als gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens Emarkus diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, heeft Emarkus met deze verwerkers afgesproken dat zij de persoonsgegevens ook optimaal beveiligen.

Wees ervan bewust dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding. Deze is nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet gebeurt dan ook op eigen risico.

Wijzigingen

Emarkus kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacy verklaring. De meest actuele privacyverklaring is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan de privacy verklaring regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in mei 2018.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Emarkus, neem dan contact op met de heer E. Chehdaoui (directeur bij  Emarkus), via abdellatif@emarkus.nl of 0610541134 / 0206751605

Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, vermoed je bijvoorbeeld verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten. Wij verzoeken je dit te melden via dit formulier.

Meer informatie (link)

1. Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp’ers

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening

detachering, werving & selectie en interim management.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving of sollicitatie:

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn om jouw geschiktheid als kandidaat te kunnen beoordelen, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.

Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.

Wij zetten ons in voor een inclusieve arbeidsmarkt. Iedereen die kan mag meedoen. Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te kunnen identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogden).

Op het moment dat je voor Emarkus gaat werken/werkt/hebt gewerkt;

• nationaliteit, BSN-nummer, ID- bewijs, (als dat nodig is) werkvergunning, verklaring omtrent gedrag (indien nodig);
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• inloggegevens persoonlijke loonaccount;

Als je via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever;

• gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de  inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).

We verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, als je daar toestemming voor hebt gegeven of als dit wettelijk is toegelaten. ‘Bijzondere persoonsgegevens’ zijngegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.    

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens met als doel de uitvoering van onze –dienstverlening: detachering, werving & selectie en interim management

Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt met als doel om;

• (correct en duidelijk) met je te communiceren;
• je aanbiedingen te doen en/of informatie te geven over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter af te stemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers;
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, alleen als je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren; als we voor trainingsdoeleinden bijvoorbeeld gesprekken opnemen, zullen we je daar van tevoren over informeren;
• jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk of een opdracht, waarbij ook gebruik kan worden gemaakt van testresultaten, referentiechecks, social media (alleen als dit voor de functie echt relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven);
• inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet wordt, of hoe we je kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk;
• je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, dit kan ook door middel van geluid-en/of beeldmateriaal. Bij video’s of foto’s: alleen als  je deze op vrijwillige basis aan ons hebt verstrekt, of hebt laten verstrekken; je zo goed mogelijk volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen;
• een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinden) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
• de benodigde acties en administratie uit te voeren als wij eigenrisicodrager worden;
• een opdracht bij de opdrachtgever vast te leggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• ten behoeve van bepaalde functies gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.;
• jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen;
• jouw loopbaan te begeleiden en je te helpen bij outplacement;
• voor management doeleinden waaronder: managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
• kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.;
• als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen (als van toepassing), bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen. Hierbij is  is uitgangspunt dat wij jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Dat betekent:

Kandidaten (als je (nog) niet voor Emarkus hebt gewerkt)

Jouw bemiddelingsgegevens (cv, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact als je niet voor Emarkus hebt gewerkt. Je krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven.

Als je niet meer bemiddeld wilt worden, kan ditvia het afmeldformulier aangeven. Je wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door Emarkus. Jouw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij werving & selectie is deze periode 24 maanden) in verband met claimrisico’s. In deze afgeschermde omgeving zijn jouw gegevens alleen beschikbaar voor Emarkus onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden jouw gegevens definitief verwijderd.

Als je voor Emarkus werkt/hebt gewerkt

Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na het einde van je dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Emarkus.

Als je niet meer bemiddeld wilt worden, dan kan je dit aangeven bij jouw contactpersoon of door ons een e-mail te sturen. Je wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door Emarkus. Jouw persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Jouw persoonsgegevens zijn dan alleen beschikbaar voor Emarkus onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.
 

2. Zakelijke relaties

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) met als doel voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) het onderhouden van een zakelijke relatie te onderhouden en (3) het sluiten en onderhouden van een opdrachtovereenkomst.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou:

• naam en contactgegevens;
• functie;
• gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of dat je vertegenwoordigt;
• gegevens om een goede zakelijke relatie met je kunnen onderhouden;
• gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

wij verzamelen jouw gegevens om:

• de overeenkomst met jou te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;
• met jou te kunnen communiceren;
• een goede zakelijke relatie met jou te onderhouden, om;
  • je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;
  • je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, alleen als je je hiervoor hebt aangemeld (opt-in).
• om te kunnen factureren;
• om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen;
• om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de portal en het accountbeheer in te regelen;
• voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen. Hierbij is  uitgangspunt dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.

Versie mei 2023